Modelo Financiero para Hostels [Descarga gratis]

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Hay que afrontarlo: conocer el futuro sigue siendo imposible. Y cuando nos referimos a tomar decisiones de negocio, esto puede volverse una película de terror… Después de todo, estamos poniendo mucho dinero en juego, sin saber qué va a pasar!

Pero no temas! No todo está perdido! Podemos prepararnos, pensar en distintos escenarios. Ver cómo podría ser nuestro futuro si las cosas suceden de distintas maneras. Esto nos empoderará para tomar las decisiones correctas. La temporada baja de este año puede ser incluso peor que años anteriores? No esperes a no tener dinero en el banco. Puedes preverlos en tu Modelo Financiero y recortar todos los costos fijos que puedas, antes de que sea demasiado tarde.

Esto es justamente de lo que vamos a hablar en este post. Modelos Financieros para Hostels. Probando distintos números y distintos escenarios, podremos entender lo que el futuro puede llegar a depararnos. Esto nos permitirá poder hacer un plan acorde a esos distintos escenarios futuros.

Sé lo que estás pensando: sacar cálculos es difícil, Tim! Pero no necesita serlo. Finalmente, después de los incontables pedidos como “ayúdame a hacer cálculos, Tim” o “confeccióname un Modelo Financiero, Tim”, el momento ha llegado. Finalmente construí un Modelo Financiero en una spreadsheet template para que puedan usar! Pero antes de hacerlo, asegúrate de recorrer todo el post. Será mucho mejor si lo haces, créeme.

Una nota rápida antes de seguir:

Esta es una versión simplificada de un Modelo Financiero. A grandes rasgos, es solamente un Estado de Resultados. Podría haber construido algo más sofisticado que tuviera en cuenta los meses individualmente, con otros Estados Contables (como un Balance General o un Flujo deEfectivo), e ir mucho más profundo dentro de cada suposición en el modelo. Pero eso hubiera ido en contra del propósito de este post. En este modelo, intentaremos entender a grandes rasgos la salud de nuestro negocio. Lo diseñé de modo tal que se pueda aprovechar la regla del 80/20 (también conocido como el Principio de Pareto): obtener el 80% del beneficio, con el 20% del esfuerzo.

Habiendo dicho esto, si eres un gurú del Excel y te interesa en ir más allá en los detalles del análisis, puedes complejizar aún más este Modelo Financiero. ¡Asegúrate de leer todo el post antes de decidir en qué parte enfocarte para desarrollar más el modelo!

Entonces, ¿para quién es este post?

Este post es para la gente que:

  1. Estén pensando en abrir un hostel, pero no están seguros de que tenga sentido en términos financieros, o
  2. Actualmente sean dueños de un hostel, y necesiten ayuda para entender en un nivel general el estado de su negocio.

¿Qué es un Modelo Financiero y por qué necesito uno?

Entonces, qué es un Modelo Financiero? Es una herramienta (generalmente creada en Excel o Google Sheets) que te ayuda a planificar financieramente tu futuro.

Un buen Modelo Financiero debería dejarte jugar en diferentes escenarios para entender cómo podrían afectar a tu negocio. Esos escenarios podrían ser: "¿qué pasa sí en la temporada baja solo consigo llenar el 15% de mis camas y mis tarifas terminan siendo un 25% más bajas de lo que esperaba?” .

Pensar en los peores escenarios y entender cómo se verían financieramente sus consecuencias es una gran ayuda para poder dormir en paz.

De otra forma, solo estarías conduciendo a ciegas esperando que suceda lo mejor.

¿Cómo uso este Modelo Financiero?

Es muy sencillo! Comienza completando los números en los espacios amarillos de la pestaña de Suposiciones. Luego, revisa la pestaña del Modelo para ver cómo se vería el estado de tu negocio. Así de fácil es.

Una vez que hayas puesto manos a la obra, continúa jugando con diferentes escenarios en la pestaña de Suposiciones, para ver cómo los cambios que haces impactan en el Modelo. Aquí van algunas ideas:

  • ¿Qué pasa si la temporada baja es más larga de lo que esperaba?
  • ¿Qué pasa si durante la temporada alta no consigo llenar totalmente el hostel?
  • ¿Qué pasa si acabo por tener una mayor dependencia de las OTAs (Online Travel Agencies) de lo que esperaba?

Notas sobre las Suposiciones

¿Qué son exactamente las Suposiciones? Bueno… suposiciones! Claro, la información histórica es relevante, pero el futuro siempre puede ser diferente. Entonces, todo lo que pertenece al futuro es considerado una suposición.

Incluso cuando la temporada alta haya durado 2 meses el año pasado en tu ciudad, esto no significa que vaya a ocurrir el próximo año. Puede que haya una recesión económica, la gente viaje menos y la temporada alta termine durando sólo un mes.

Así que recuerda: las Suposiciones son suposiciones.

También entiende que cada país, región, ciudad y hostel es diferente. Cuando estés escribiendo tus suposiciones, no uses números a ciegas. Tampoco uses los de otro hostel, sin razonar sobre ellos. Asegúrate de saber cuáles son los números más precisos para tu negocio. Y, definitivamente, no debes usar números de otro país.

Si estás usando el Modelo en un hostel que ya existe, entonces tienes información histórica, y tus suposiciones serán muchos más precisas. Probablemente tengas una buena idea sobre qué puedes cobrar, cuánto dura la temporada alta, cuál es tu ocupación de base, etc.

Pero recuerda: siguen siendo suposiciones! Las cosas pueden cambiar. Las recesiones económicas suceden, las devaluaciones de la moneda suceden, los desastres naturales suceden, así como la competencia y los cambios en el mercado. No podemos predecir el futuro, pero sí podemos intentar hacer todo lo mejor posible.

Si tienes alguna información o datos históricos con los que trabajar, tendrás una posición más ventajosa, lo que te permitirá hacer mejores suposiciones.

Si no sabes por dónde empezar, aquí hay algunos sitios en los que deberías indagar:

  • Estacionalidad: Google Trends. Puedes buscar "hotels en [tu ciudad]" y podrás ver un gráfico que muestra los volúmenes de búsqueda de los últimos años. Si ves un patron annual – bingo!
  • Tarifas: Booking.com y Hostelworld.

Estructura de las Suposiciones

Asegúrate de llenar por completo la hoja de las Suposiciones antes de revisar la del Modelo! Si no, el Modelo probablemente no tenga sentido. Todas las secciones de las suposiciones son igualmente importantes.

Revisemos brevemente cada sección de la pestaña de Suposiciones:

Configuración del Hostel

En esta sección nos enfocamos en la estructura del hostel. Cuántos dormis (o cuartos compartidos) espero que tenga? Qué debería esperar como una ocupación “base” durante la temporada media?

Estacionalidad

En esta sección, definiremos qué Temporadas tendremos en nuestro hostel. En términos generales:

  • Temporada Baja
  • Temporada Alta
  • Fechas especiales: Estas son las fechas que son extremadamente activas (picos de demanda incluso durante la Temporada Alta). Generalmente ocurren dentro de la Temporada Alta, aunque pueden ocurrir en cualquier momento del año. Ejemplos de estas Fechas Especiales pueden ser: Año Nuevo, festivales, feriados, grandes eventos, etc.

Costos

En la sección de Costos, nos enfocamos en cómo debería ser nuestra estructura de costos. Admito que puede ser un poco complicado identificar algunos costos semi-fijos, como la electricidad / cama / noche.

Si tienes algunas facturas de electricidad anteriores con las que trabajar, trata de extrapolarlas. Déjame explicarte… Cuando tu hostel estaba vacío, ¿de qué monto era la factura de electricidad? Pon este dato en “Electricidad base”. Después, fíjate en el monto de la factura de electricidad en un mes en el que tu hostel estuvo lleno. Encuentra la diferencia entre esta factura y la “base”. Divídela por el número de huéspedes que había en el hostel, y luego por 30 (días al mes). Esto te dará una estimación del gasto en electricidad / cama / noche!

También creé una pequeña calculadora para ayudarte a revelar estos costos Semi-Fijos! En la Spreadsheet, ve a la pestaña de "Calculadora para costos Semi-Fijos” e introduce los montos de las facturas de cuando tu hostel estaba vacío y lleno. Esta hoja te dirá cuáles son tus costos base y cuáles tus costos variables ;).

Si no tienes ninguna experiencia de base para estimar estos costos, intenta hablar con dueños de hostels de tu localidad…

Estructura del Modelo

Entonces, ahora que has completado toda la hoja de las Suposiciones, estás en condiciones de hecharle un vistazo al Modelo! Veamos brevemente cómo está estructurado:

Período

Algunos modelos están construidos por semana, mes, incluso por año. Por mi parte, decidí agrupar este por temporada, ya que es la forma más fácil de ver a grandes rasgos si estás ganando dinero. Este tipo de análisis hace fácil ver si es mejor cerrar el hostel en temporada baja o no!

Ingresos

Es el dinero que entra. Está separado entre Ingresos por Cama (alojamiento) e Ingresos por Extras. Si pagas Impuestos por Ventas o IVA, te recomiendo que excluyas esos montos ya que no son relevantes aquí.

El Ingreso por Cama representan el dinero que la gente te paga por dormir en las camas de tu hostel.

Los Ingresos por Extras representan el dinero que se te paga por extras, como: alquiler de bicicletas, tours, cerveza, toallas, etc. Básicamente, cualquier extra que puedas vender en tu hostel. Generalmente, este es un gran generador de ingresos en los hostels, por eso lo incluí, aunque de un modo simplificado.

Si piensas que los extras son una parte extremadamente importante de tu estrategia, te recomiendo que extiendas la sección de los Extras en el Modelo Financiero. Quizá también puedas construir un modelo separado. Por ejemplo, si vas a tener un restaurante o un bar, este es un negocio en sí mismo. Definitivamente merece su propio Modelo Financiero. A veces este tipo de negocios paralelos en los hostels (como un bar) pueden ser muy rentables y se puede crear una gran sinergia entre ellos, pero es un equilibrio difícil. Inicialmente sería mejor aproximarse a ellos como negocios separados, con distintos procesos y distintas estructuras de costos.

Costos Variables

Son los costos que varían según cuánta gente hay en tu hostel.

Ganancia Bruta

La Ganancia Bruta es un valor importante, ya que te ayudará a entender qué tan eficiente es tu negocio. Tu Ganancia Bruta es esencialmente el dinero con el que tendrás que pagar tus costos fijos. Como fórmula, es:

Ganancia Bruta = Ingresos – Costos Variables.

Costos Fijos

Tus costos fijos son los que debes pagar, tengas huéspedes o no. Necesitas pagar el alquiler cada mes, tanto si el hostel estuviera abierto como si estuviera cerrado.

EBITDA

Es el acrónimo: Earnings Before Interest, Tax, Depreciation and Amortization (Beneficios antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización). Este es otro valor importante para entender el comportamiento de tu negocio. Como formula, es:

EBITDA = Ganancia Bruta – Costos fijos

Piénsalo como el Beneficio Neto, excluyendo intereses (que vienen dados de las decisions de financiación), impuestos y depreciación (decisiones contables). El hecho de que asumas una deuda es una decisión financiera. El hecho de que reportes una depreciación/amortización más alta o más baja, es una decisión contable. Ambas son estrategias, pero no tienen que ver con el estado de tu negocio. Es por eso que el EBITDA es una forma más precisa de entender el modo de operar tu negocio y el estado en el que se encuentra.

Algunas consideraciones!

Durante la temporada alta, algunos hostels transforman habitaciones privadas en dormis para maximizar las ganancias. Después, durante la temporada baja, transforman los dormis en habitaciones privadas para ser más competitivos. Juega con estas alternativas en el Modelo!

Si estás pensando en abrir un hostel de cero, también querrás saber: “¿cuánto tiempo tomará conseguir mi dinero de vuelta?”. Primero, estima de cuánto será tu inversión inicial, el monto que necesitarás para poner en funcionamiento el lugar y empezar a recibir huéspedes. Luego multiplica ese monto por 2 (para ser precavido!). Para calcular cuándo tiempo te tomará recuperar ese dinero, usa la siguiente formula:

Años para recuperar tu dinero = Monto de la Inversión Inicial / Beneficios Netos Anuales

Incluí otra calculadora para ayudarte con esto también! Ve a la pestaña "Calculadora para el Retorno de la Inversión", introduce el monto de tu inversión inicial. Basado en tu EBITDA anual, podrás ver cuántos años te tomará recuperar el dinero que invertiste.

Para terminar!

Sé que fue un poco complejo el recorrido por este post, así que gracias por seguir hasta el final! Como puedes ver, es una herramienta muy importante para entender y utilizar. Espero que esto te ayude!

Preguntas? Inquietudes? Házmelo saber en los comentarios!

Foto por Wyron A on Unsplash