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Un Sistema de Gestión o Property Management System (¡wow, qué nombre técnico!) puede ser una gran herramienta para tu hostel si la sabes utilizar... ¡Paren la música! ¿Qué es un Sistema de Gestión o un PMS? Wikipedia, como siempre, nos da una mano:

Una aplicación informática utilizada para coordinar los objetivos básicos tales como las funciones operativas de oficina, ventas y planificación, etc.

-Fuente: Wikipedia

Básicamente, se trata de un software para manejar el back-office de en hotel o tu hostel. BananaDesk es un Sistema de Gestión diseñado para hostels.

Entonces, ¿cómo te puede ayudar este tipo de sistema? Un PMS bien integrado te saca un peso administrativo, te ayuda reducir costos laborales, y mejorar la visibilidad de tu hostel en Internet. Esto te permite enfocarte en el hostel y no en el back-office. Pero, es muy importante que lo incorpores de la manera correcta. Vi en algunos hostels que utilizan software 'gratis', y terminan teniendo un proceso de back-office desconectado y demasiado complejo que en definitiva, les hace la vida más difícil.

Lo bueno

Reducir los costos laborales

Un PMS bien utilizado reduce los costos laborales porque automatiza procesos tediosos y hace más trabajo con menos esfuerzo. Por ejemplo, seguramente te haces cargo de la contabilidad del negocio todos los meses. Si utilizas Excel para la administración, creas un nuevo archivo para esta contabilidad mensual, sumas todo, restas los gastos, lo clasificas de algún modo tedioso, y cuando te cansaste se lo mandas al contador. Es un laburo manual y come- tiempo. Con un buen PMS, el proceso es simplemente exportar la actividad y enviárselo al contador para digerir.

Otro buen ejemplo de bajar los costos laborales es que un buen PMS debería estar integrado con la gestión de tus canales de reserva. Lo que se llama un Channel Management System, Channel Manager, Channel Reservation System, CMS o CRS. Seguramente tu hostel está listado en varios sitios (Online Travel Agency o OTAs) como hostelworld.com, hostelbookers.com, gomio.com, booking.com y más. Cuando te entran reservas, entras en el back-office de cada canal de reserva y actualizas la disponibilidad manualmente. Es un proceso "divertidisimo" (no tanto...) que además, consume MUCHO tiempo.

Un CMS se encarga de este proceso manual 1) recibir las reservas y 2) comunicarle a todos los otros canales que hay una cama menos. A eso, el PMS integrado lo extiende 1) por recibir esas reservas automáticamente a tu grilla y 2) también comunicarle la disponibilidad actual. Entonces tus canales tienen siempre tu disponibilidad mas reciente, sin mover un dedo. Cuantas horas de laburo nos podemos ahorrar! En realidad, este es un beneficio de un PMS bien ligado a un CMS. BananaDesk fue diseñado así ;) para poder tener todo incorporado en un lugar.

Aumentar visibilidad online de tu hostel

Vamos a seguir con el último ejemplo: Manejando tu hostel con un PMS integrado a un CMS (Channel Management System), puedes publicar tus camas en los canales de reservas con menos mantenimiento.

Lo malo

Si el PMS no está integrado con un CMS estas perdiendo uno de los mayores beneficios. Mantener todo centralizado es fundamental para poder optimizar tu back-office. Puedes estar gastando demasiado tiempo y dinero aprendiendo software que ni siquiera va a resolver uno de tus mayores problemas: gereneciar varios portales.

¿Tu hostel está listo para un PMS?

¿Estás listo para usar un PMS en tu hostel? Contéstate las siguientes preguntas para averiguarlo:

¿Es necesario que estés en el hostel para saber qué está pasando?

No deberías tener que llamar a la recepción sólo para averiguar si ese grupo de 12 que esperabas llegó bien. Con un PMS moderno, tienes acceso remoto fácilmente y puedes ver exactamente lo que está pasando allí (check-ins, check- outs, pagos, reservas, etc.) BananaDesk es una aplicación en la nube, por lo que no es necesario instalar nada y se puede acceder desde cualquier lugar.

¿Ofreces camas y habitaciones en canales de reserva online?

Manejar canales de reserva sin un CMS es un dolor de cabeza. Actualizar la disponibilidad y el precio cada vez que entra una reserva nueva en el back- office de cada canal toma mucho tiempo. Hay un principio en la programación llamado el principio DRY que significa 'No te repitas' (Don't Repeat Yourself.) La verdad que lo incorporé en todo lo que hago y tu también deberías de hacerlo: si en algún proceso, te repites mas de una vez, es probable que ese proceso lo puedas mejorar.

En este caso, con los canales de reserva, no deberías ajustar la misma disponibilidad en cada canal de forma manual (o copy / paste). Seria mucho mas óptimo encontrar una manera de hacer la actualización una vez, y que un programa se lo comunique a tus otros canales de reserva. Esto lo hace un CMS, y un PMS moderno viene con uno (como BananaDesk). Esto es súper importante.

¿Mucho tiempo preparando listas de check-in / check-out diarios?

En temporada alta, tienes muchos viajeros entrando y saliendo todos los días. Esta lista de check-ins y check-outs debería ya estar preparada de antemano. Armándola todos los días toma su tiempo, y sobre todo rompe nuestra nueva regla de DRY porque es repetitivo! Todos los días, buscas en el mismo lugar para buscar las reservas que cumplen el mismo requisito (entrando o saliendo). Pero no tiene que ser repetitivo, y este es otro ejemplo donde el principio DRY nos ayuda. Un buen PMS te ofrece esta información, por día, semana, mes o lo que sea fácilmente. Ya tienes la lista de check-ins tan pronto como empieces el día.

¿Quieres saber el rendimiento de tu hostel?

¿Alguna vez te interesó estudiar mas sobre quienes son tus huéspedes, de donde vienen, como encontraron a tu hostel?

Estas cosas son MUY importantes para que puedas aumentar la ocupación de tu hostel. Las estadísticas relevantes te dan las herramientas necesarias para tomar decisiones acertadas.

Recuerda: los datos le ganan a la adivinacion, siempre. Estos informes te permiten, seas una persona técnica o no, ver exactamente donde esta parado tu hostel desde un punto de vista financiero, tus esfuerzos de marketing, el rendimiento de cada canal de reservas y mucho más. Excel te da algunas herramientas bastante ingeniosas para la elaboración de gráficos interesantes, pero hay que ser un Guru para fabricarlas. Y sobre todo necesitas poder organizar tu base de datos y filtrarla para poder sumergirte mas aun en lo que está pasando. Te paso un ejemplo a continuación: podes ver capturas de pantalla del Dashboard BananaDesk:

¿Necesitas ayuda con tu contabilidad?

Similar a la última pregunta: necesitas saber exactamente dónde estás parado. Y armando un buen sistema por Excel puede ser tedioso y lento. Otro lugar donde un PMS te puede aliviar esa presión. Y las exportaciones de esos datos harán que tu contador te quiera mucho mas. ;)

¿Mucho tiempo para encontrar una reserva o transacción que ocurrió hace tiempo?

La recepción tiene que ser lo suficientemente simple como para que tu o cualquiera puedan volver en 2 meses y encontrar algo que sucedió hoy, fácilmente. No deberías demorar en tu búsqueda de una reserva vieja, aunque te acuerdes sólo una cosa de esa reserva, como el nombre de una de las personas en el grupo. Un buen PMS tendrá una base de datos organizada y fácil de buscar para ubicar reservas, personas, o transacciones con cualquier dato (nombre, país, fecha, habitación, tipo de habitación, el canal, etc.) Casi como la búsqueda de un amigo en Facebook.

¿Haces mucho copy / paste?

¿Sientes las áreas desconectadas (reservas, contabilidad, nuevas reservas, el inventario del bar)?

Construyendo sobre nuestro nuevo principio DRY, copiar y pegar no debe ser parte de tu rutina. ¿Por qué? 1) mereces ser vago y 2) si hay algún cambio en la transacción que copiaste / pegaste, tenes que volver y actualizarlo en cada lugar que lo copiaste / pegaste.

Te paso un ejemplo: un cliente compra una Coca-Cola por $10. En un entorno de Excel, los pasos serían 1) agregarle una Coca-Cola a la cuenta del huésped, 2) agregarle un pago al huésped en efectivo de $10, 3) agregarle un pago en efectivo de $10 a la caja y 4) sacarle una Coca-Cola del inventario. En un PMS bueno, todo esto sucede en un paso cuando haces la transacción de una Coca-Cola por $10.

¿Gestionas varios hostels?

Es imprescindible usar un PMS central para manejar los diferentes hostels. Los dolores de cabeza administrativos se multiplican y la facilidad de todo en un solo lugar es imprescindible. De esta manera, no tendrás que dividirte en varios personajes y podrás salvar tu cordura.

photo credit: hans s via photopin cc