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¿No entiendes exactamente qué significa el "Tipo de Habitación" en uno de tus Extranets o en tu PMS o canal de reservas? Algunos piensan: "Pues, un Tipo de Habitación es una Habitación"; en realidad, esto no es así. Y entender las diferencias entre ambos te ayudará a vender más. En este artículo, analizaremos cada uno y explicaremos por qué resulta tan importante configurar correctamente el Tipo de Habitación en tus Extranets. Así, la próxima vez que veas "Tipo de Habitación" en un Extranet o en un email sabrás exactamente de qué se está hablando.

Generalmente, cuando un propietario configura sus Tipos de Habitación (en un Extranet) crea sus Habitaciones como Tipos de Habitación. He visto que esto sucede cientos de veces. La mayoría de las veces esos Tipos de Habitación se ven así:

¿Te resulta familiar? Estos Tipos de Habitación son idénticos, y son todos duplicados!

¿Qué son Habitación y Tipo de Habitación?

Pues bien, comencemos definiendo una Habitación: Una Habitación es el espacio físico donde se quedan tus huéspedes. "Habitación 1" o "Habitación Morada" pueden ser buenos nombres para las habitaciones de tu hostel u hotel. Generalmente, estos nombres son de uso interno, y se le comunican a los huéspedes cuando llegan.

Entonces, ¿qué es un Tipo de Habitación? Un Tipo de Habitación es una categoría, o sea una colección de Habitaciones idénticas. Todas tienen los mismos tipos de camas, las mismas comodidades, el mismo tipo de baño, y la tarifa es exactamente igual para todas. Son intercambiables. Por ejemplo, si la "Habitación 1" y la "Habitación 2" tienen cama Queen "Deluxe" con baño en suite y la misma tarifa, entonces deberían ser parte del mismo Tipo de Habitación. Por ejemplo: "Deluxe Queen Ensuite".

Siguiendo el ejemplo de la imagen previa (de las habitaciones en el Admin de Booking.com), asi se debería ver la configuración bien hecha en Booking:

Ahora muestra que hay un Tipo de Habitación con una cantidad de '3'. Bien!

En el caso de las Habitaciones, los nombres que asignes pueden ser cualquier cosa. En el caso de los Tipos de Habitación, los nombres deberían ser descriptivos.

Puede que estés preguntándote: "¿Por qué? ¿Por qué debemos crear esa distinción? ¿No puedo simplemente ofrecer mis habitaciones como hasta ahora? Ya tengo 'Habitación 1', 'Habitación 2', etc. ¿Por qué debería preocuparme con esto del Tipo de Habitación?"

La respuesta es: por varias razones.

Tipo de Habitación = Inventario

Los Tipos de Habitación son un inventario. Y los canales de reserva, como Booking.com, Hostelworld o Expedia sólo trabajan con este inventario. De hecho, por más que en esos sitios se hable de "Habitaciones", en realidad están hablando de Tipos de Habitación, no Habitaciones.

¿Pero a qué nos referimos exactamente con "inventario"? Nos referimos al hecho de que, desde la perspectiva del huésped, el Tipo de Habitación es lo que vendes — por ejemplo, una "Deluxe Queen Ensuite" y no "Habitación 1". Por tanto, el canal de reserva quiere saber cuántas habitaciones de tipo "Deluxe Queen Ensuite" tienes. Y éste es el motivo por el cual los canales de reserva se preocupan con los Tipos de Habitación, y no con las (verdaderas) Habitaciones.

Puedes pensarlo de esta forma: si entraras a un sitio y te encontraras con que la "Habitación 1" está disponible, ¿de qué tipo de habitación se trata? Seguramente no tendrías idea alguna (al menos yo sé que no sabría). Ahora, si vieras que una "Deluxe Queen Ensuite" está disponible, ¿sabrías de qué tipo de habitación se trata? Es por esto que los canales de reserva trabajan con Tipos de Habitación, y no con Habitaciones.

Otro punto a tener en cuenta es que al agrupar las Habitaciones en Tipos de Habitación, es posible ver rápidamente cuántas están disponibles:

¿Cuántas quieres?

Maximiza tu Ocupación

Éste es un beneficio poco conocido. Al agrupar las Habitaciones según el Tipo de Habitación, estarás maximizando la ocupación. Cuando separas cada Habitación en un Tipo de Habitación individual, estarás perdiendo oportunidades de colmar tu hostel u hotel. La mejor forma de entenderlo es con un ejemplo:

Supongamos que tienes 2 Habitaciones idénticas ("Habitación 1" y "Habitación 2"). Supongamos también que ambas son habitaciones triples. Pero como aún no habías leído este artículo, al configurar las habitaciones, creaste dos Tipos de Habitación diferentes. Ahora supongamos que alguien decide reservar la Habitación 1 entre los días 1 y 3 de enero, y otra persona reserva la Habitación 2 entre los días 3 y 6 de enero. Tu calendario de reservas se verá así:

Pues bien, cuando alguien busca Habitaciones disponibles en tu propiedad del 1 al 6 de enero, se encontrará con que no hay disponibilidad. ¿Por qué? ¡Porque no hay ningún Tipo de Habitación con al menos una Habitación libre durante esos días!

Esto significa que habrá Habitaciones vacías sin ser vendidas, y tú estarás perdiendo una oportunidad de aumentar tus ganancias. Si tienes tus Habitaciones configuradas de esta forma, es muy probable que esto ya esté sucediendo y tú no lo sepas.

Si las dos Habitaciones fueran parte de un Tipo de Habitación "Triple", entonces habría una Habitación disponible durante las noches del 1 al 6 de enero. Y tú estarías con ocupación máxima por todos esos días. Ya no estas perdiendo ingresos. Y estas aumentando tus ganancias. Todos contentos.

Ahora bien, puede que estés pensando "¡Espera, no quiero que mis huéspedes tengan que cambiar de habitación en medio de su estadía!". Más que razonable. En este caso, podrías jugar un poco de tetris en tu calendario: coloca las dos primeras reservas en la Habitación 1, y la tercera reserva (de las 6 noches) en la Habitación 2. Por supuesto, hay algunos casos en los que será difícil (o imposible) evitar que algunos huéspedes tengan que cambiar de habitación. No es ideal, pero es mejor que dejar Habitaciones vacías.

Tarifas y Administración Simplificada

Mires donde mires, las tarifas se colocan por Tipo de Habitación. Por lo tanto, cuando creas un Tipo de Habitación bien, configurar las Tarifas es un millón de veces más sencillo. Cuando usas el Tipo de Habitación mal (como ya dijimos, típicamente un Tipo de Habitación por cada Habitación) todo resulta más complicado. Cuando tienes demasiados Tipos de Habitación, acabas con más Tarifas para configurar. Veámoslo en un ejemplo:

Digamos que tienes 5 Habitaciones idénticas pero decides crear 5 Tipos de Habitación diferentes en Booking.com. Al momento de configurar tus Tarifas, debes hacerlo para cada uno de los Tipos de Habitación (por más que sea la misma tarifa para todos). Ahora bien, si hubieras creado un único Tipo de Habitación para todas las Habitaciones, sólo tendrías que modificar la Tarifa una vez. Es decir, tendrías un quinto del trabajo.

Lo mismo se aplica a cualquier tarea administrativa que debas hacer para las Habitaciones: fotos, descripciones, etc. Cada vez que quieras hacer un cambio, tendrás que repetirlo 5 veces. Demasiado tiempo perdido en una tarea que puedes simplificar tan fácilmente...

Esto nos lleva al siguiente punto: las repeticiones provocan errores. Cuando repites la misma tarea una y otra vez (por ejemplo, configurar la misma Tarifa 5 veces) inevitablemente llega un momento en el que tienes un descuido. Puede que olvides un cero. O puede que agregues uno extra. Y las consecuencias pueden ser terribles. Un descuido así te llevaría a vender una habitación por un décimo del precio original. O te evitaría conseguir reservas por el alto valor tus tarifas. ¡Qué pesadilla!

Análisis e Informes

Por último, vale la pena resaltar que tus informes serán mucho mejores. Cuando creas un Tipo de Habitación correctamente, tienes la posibilidad de analizar tu negocio de una forma sensata. ¿Por qué? Veamos el siguiente ejemplo:

Digamos que tienes dos Habitaciones "Double Ensuite" y dos Habitaciones "10 Bed Dormitory Room". Supongamos que creas un Tipo de Habitación para cada una de estas Habitaciones (la forma equivocada, ¿recuerdas?). Si decides ver un informe de ocupación, verás que la información está separada para cada Tipo de Habitación. Algo así:

El problema es que los datos no estarán ordenados adecuadamente. El hecho de que la Habitación 3 tenga mayor ocupación que la Habitación 4 es completamente irrelevante. ¿Por qué? ¡Porque son habitaciones idénticas! Que unas de las Habitaciones sea más popular que la otra es aleatorio, probablemente debido a cómo tú distribuyes a los huéspedes en las Habitaciones cuando llegan. ¿Esto resulta relevante en un informe de ocupación? Para nada.

La verdad es que cuando lees un informe de ocupación, quieres poder ver la información para cada Tipo de Habitación. Supongamos que corriges el error y agrupas las Habitaciones en dos Tipos de Habitación. ¿Cómo se ve el nuevo informe?

Esto tiene mucho más sentido. Ahora sí puedes entender cómo se compara la ocupación de los dormitorios compartidos con las Double Ensuite. Con esta información puede que decidas transformar algunas de las Double Ensuite en 10 Bed Dormitory Room, o tal vez en dormitorios más chicos. Todos los informes de ocupación pasarán a tener más sentido.

Pues bien, ahora tienes una buena idea de por qué es tan importante crear los Tipos de Habitación en tus Extranets de forma correcta. ¿Tienes alguna pregunta que no haya respondido?