Cómo hacer más eficiente la gestión en tu Hostel

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Llevar adelante un hostel no es tarea fácil, lo sabemos. Si dedicás mucho tiempo a atender a tus huéspedes, descuidás los e-mails y el teléfono. Si te ocupás de estar en las redes sociales, no dejás tiempo para ver las reservas que entran por los canales como HostelWorld, Booking.com, etc. Y sí, no se puede estar en mil lugares a la vez. Y sabemos que contratar muchos empleados también aumenta mucho los costos. Pero además, aunque tengas gente trabajando con vos, ellos también están sobrepasados de tareas.
¿Y entonces? ¿Qué hacemos? ¡A no desesperar! Existen algunas herramientas y tips, que pueden ayudarte a reducir tiempos, y también para que vos y tu staff puedan estar más tranquilos!

Property Management System (o PMS)

Tal como les contamos en otro post sobre los Property Management Systems, se trata de un software para manejar el back-office de un hotel o un hostel. Es hora de dejar de lado algunos métodos que ya son arcaicos. Por ejemplo, las planillas de Excel para llevar la contabilidad de tu hostel y anotar las reservas. El proceso de check in y check out, se reducen al mínimo cuando podes ver inmediatamente quien tiene que entrar o salir y cuanto debe pagar cada huésped.

Un PMS te va a permitir tener las cosas más automatizadas y ordenadas, lo que te va reducir exponencialmente los tiempos de mantenimiento.

Channel Manager (o CM, CMS)

Este punto está directamente relacionado con el anterior. Porque en realidad, tener un PMS y no integrarlo con un Channel Manager sería un pecado. Se preguntarán qué es un Channel Manager? Básicamente, es un sistema para recibir reservas de los canales de venta, y también enviar disponibilidad / tarifas a los canales. Esto significa que en lugar de tener que agendar una por una las reservas que entran por los distintos canales, usando un CMS se puede hacer automáticamente. Si, vas a ahorrar tanto tiempo como estás imaginando. Y no solo eso, sino que además, al configurar tu disponibilidad en el CMS, cuando entra una reserva por uno de los canales, automáticamente el resto de los canales "se enteran" que esa cama o habitación ya está ocupada. Genial, no?

Y tenemos una sorpresa más: BananaDesk es un PMS que está integrado con un CMS, o sea: ¡Todo resuelto!

Booking Engine

Recibir llamadas por e-mail o por teléfono sin dudas emplea mucho tiempo. De todas formas, por más automatizado que tengamos todo, siempre va a haber clientes que empleen estos métodos, y no por eso vamos a rechazar las reservas. Pero cuanto más les ofrezcamos a los clientes otras formas de reservar que sean más fáciles y rápidas, menos van a utilizar los viejos métodos.

En este sentido, poner en nuestra página un booking widget, es una excelente idea, porque permite que el proceso de reserva ser fácil tanto para nosotros como para los futuros huéspedes. En BananaDesk, tenemos un motor de reservas propio, que te permite recibir reservas desde tu página web, Facebook, o cualquier otro lugar que quieras.

Automatizar las redes sociales

Ya todos sabemos que estar presentes en las redes sociales es no solamente importante sino más bien imprescindible: se trata de grandes herramientas de marketing, que dan muy buenos resultados a un costo bajo. Pero esto también lleva tiempo (¡Como todo!). Por eso, es importante encontrar la manera de mantenerlas actualizadas sin tener que estar todo el día online. Para esto, una herramienta que puede servirte mucho es Hootsuite. Permite programar tweets y posteos Facebook, y además viene con un acortador de links incorporado.

Si todavía no tenés cuenta en las redes sociales más importantes, o si no sabés bien para qué podés usarlas, estos posts te pueden ayudar:

Reglas y Actividades

Como dueños o managers de hostels, algo que seguramente les demandará mucho tiempo es informar a los huéspedes sobre las reglas del lugar, los servicios, los horarios, e incluso sobre cuestiones turísticas, como lugares interesantes para visitar, horarios del transporte público, recomendaciones, etc. Una buena manera de reducir un poco estos tiempos, es que toda esta información esté disponible en carteles, folletos, y demás. Ojo! No se trata de empapelar el hostel con información, ni de ser poco amable con tus huéspedes. Pero sí de ayudarlos a encontrar por sí mismos la información que necesiten, y, en caso de no encontrarla o querer profundizar, sé simpático con ellos!

Ahora sí, a poner en práctica, y si se les ocurren más ideas, a comentar! :)

photo credit: mrlederhosen via photopin cc