7 herramientas imprescindibles para hostel y hotel managers

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Si tenés un hostel y te parece que ya no te alcanza el tiempo para nada, es probable que necesites automatizar algunos procesos y aprovechar algunos recursos que pueden ser de mucha utilidad para mejorar tanto la gestión o el management de tu hostel, así como las estrategias de marketing para promocionarlo.

Por eso, te dejamos algunas herramientas que pueden servirte para mejorar tu servicio sin que tengas que estar las 24hs de los 7 días de la semana sentado en la recepción.

Herramientas de management

MyAllocator

Recibir cada e-mail de reserva de los canales y pasarlo manualmente a una planilla de Excel o un cuaderno, no solamente es un método arcaico: seguramente te debe traer muchísimos problemas. Para empezar, overbookings. Y seamos sinceros, a nadie le gusta llegar a un lugar en el que reservó una habitación y tener que irse o quedarse con algo distinto de lo que uno había reservado.
Pero además, estos métodos manuales hacen que vos o tus empleados, pierdan demasiado tiempo en algo que puede hacerse automáticamente. Y no sólo eso: automatizar estos procesos, te puede ayudar a darle más visibilidad a tu hostel. Y la herramienta ideal para esto es MyAllocator. Si nunca escuchaste hablar de este channel manager, seguramente esto te va a encantar. Pagando un costo fijo por mes, y configurando una sola vez tus habitaciones, vas a poder tener permanentemente actualizada tu disponibilidad en todos los canales con los que trabajes (HostelWorld, HostelBookers, Booking.com, etc, etc, etc: hay un montón disponibles!) y lo mejor: ¡De forma automática!

BananaDesk

Si ya empezaste a usar MyAllocator, con BananaDesk se van a terminar tus problemas definitivamente: es PMS integrado con Channel Manager. Con BananaDesk, podés visualizar todas las reservas en un calendario, y lo mejor es que todas las reservas de los canales que tengas conectados con MyAllocator, van a entrar automáticamente y con toda la información de los huéspedes. Además, podés saber quiénes pagaron y quiénes no, llevar las cuentas de los pagos, de los depósitos y de los extras, establecer diferentes temporadas de precios, tener diferentes cuentas con distintos permisos para cada uno de los integrantes de tu staff… En síntesis, todo lo que necesitás para una buena gestión de tu hostel, en un solo lugar.

Herramientas de Marketing

Hootsuite

Las redes sociales son fundamentales a la hora de posicionar tu hostel y recibir reservas. Hoy en día, muchísimos hostels y hoteles las están usando, y algunos todavía no. Pero lo importante, es sacarles todo el provecho posible, y que funcionen realmente como una herramienta de Marketing.
Para ayudarte a manejarlas, y sobre todo para agilizar la gestión de tus comunidades online, es muy útil usar herramientas como Hootsuite, que te permiten automatizar las publicaciones para cualquiera de tus redes. Esto no significa que pierdas de vista que es bueno que las redes sociales tengan contenido de actualidad. Sin embargo, es bueno programar publicaciones que sirvan de base, y luego ir agregando las novedades. Esto va a permitir que, cuando estés con poco tiempo para actualizar tus redes, estas no queden "abandonadas".

Google Analytics

Conocer lo que pasa en el "detrás de escena" de tu página web es muy importante, y por eso es imprescindible que empieces a prestarle atención a las estadísticas de tu sitio. Esto te va a servir, por ejemplo, para saber desde qué otra página llegan los usuarios a tu hostel. Además, vas a poder conocer cuánto tiempo pasan en la misma, qué página ven más que otra, o cuántos de los usuarios que llegan a tu página, hacen una reserva. Otra idea es prestar atención a la cantidad de visitantes en base a distintas acciones de Marketing que realices. Así, vas a poder saber si tuvo aceptación o no.
Existen otras herrmientas para saber los detalles del tráfico de tu página, pero Google Analytics es gratuita y sencilla de usar.

Google Alerts

Como dueño o manager de hostel, sabés lo importantes que son las reviews o comentarios sobre tu hostel en páginas como TripAdvisor o en canales de reserva. Pueden ser decisivas para un viajero a la hora de decidir si quedarse en tu hostel o no.
Por eso, es importante saber qué se dice de tu hostel y en dónde. Porque ya sean reseñas positivas o negativas, es bueno hacerte cargo y responderlas. Pero bien sabemos, que las páginas de recomendaciones son muchas (¡Cada vez más!) y que no podemos estar todos los días visitándolas a ver si alguien dijo algo que nuestro hostel. Por eso, lo ideal es tener una herramienta que nos avise cuando nuestro hostel aparece mencionado en alguna web. Y para eso está Google Alerts. Con solo completar cierta información sobre qué tipo de alertas querés recibir, la frecuencia, la dirección de correo en la cual querés recibir las alertas y algunos otros datos, podés empezar a usarlo.

Mailchimp

No hay dudas de que tu hostel siempre tiene novedades para comunicar. Pueden ser ofertas, promociones, eventos próximos en tu ciudad, nuevos posts en tu blog (ya te contamos por qué es necesario que tu hostel tenga un blog), o cualquier otra cosa que se te ocurra. Y para comunicar todo esto, una buena idea es mandar un Newsletter mensual, semanal, o con la frecuencia que te parezca. Y para hacerlo, no hace falta saber de códigos html, ni tener un enviador de correos masivos, ni gastar dinero extra con empresas que se dedican a esto: podés usar MailChimp.
Con esta herramienta, vas poder tener tus bases de datos, segmentarlas, mandar diferentes mails según idioma, o lugar o condición del cliente. Además, es muy intuitivo y muy fácil a la hora de diseñar los newsletters. Y por si todo esto fuera poco, podés saber qué porcentaje de tu lista abrió los correos que enviaste.

SocialBro

Así como Google Analytics es muy útil para entender qué pasa en tu página web, y así como Facebook tiene sus propias estadísticas (que también recomendamos usar), SocialBro es una herramienta que sirve mucho para medir tu actividad en Twitter.
En este sentido, nos permite por ejemplo, obtener información sobre nuestros seguidores de manera sistematizada, saber cuáles son los mejores horarios para twitear en relación con la actividad de nuestros followers, así como también nos ofrece analytics y estadísticas sobre nuestra propia cuenta.

Si todavía no estás usando ninguna de todas estas herramientas, te recomendamos empezar de a poco, para entender cómo funciona cada una. Y si usas alguna otra en tu hostel, que no aparece en este post, contanos cuál es!