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Si tienes un hostel y te parece que ya no te alcanza el tiempo para nada, es probable que necesites automatizar algunos procesos y aprovechar algunos recursos que pueden ser de mucha utilidad para mejorar tanto la gestión o el management de tu hostel, así como las estrategias de marketing para promocionarlo.

Por eso, te dejamos algunas herramientas que pueden servirte para mejorar tu servicio sin que tengas que estar las 24hs de los 7 días de la semana sentado en la recepción.

Herramientas de gestión

Recibir cada e-mail de reserva de los canales y pasarlo manualmente a una planilla de Excel o un cuaderno, no solamente es un método arcaico: seguramente te debe traer muchísimos problemas. Para empezar, overbookings. Y seamos sinceros, a nadie le gusta llegar a un lugar en el que reservó una habitación y tener que irse o quedarse con algo distinto de lo que uno había reservado. Cuando haces el seguimiento de reservas manualmente, requiere de muchísimo tiempo y es muy fácil equivocarse!

Plataforma de recepción

Las Plataformas de Recepción, como BananaDesk, te resuelven todo esto y más. Con una Plataforma de Recepción, tus reservas se importarán automáticamente en un Calendario de Reservas, y la disponibilidad en tu recepción siempre estará sincronizada con la disponibilidad en tus canales de venta / OTAs. Una Plataforma de Recepción es un Property Management System + Channel Manager, lo que significa que puedes administrar tu negocio y también conectar la recepción a tus canales, todo en un solo lugar. Por lo tanto, podrás administrar todas tus reservas (las de diferentes canales en línea, directas, y de cualquier otro lado), y podrá recibir pagos, realizar cambios en las reservas, cancelarlas y cualquier otra cosa que necesites hacer con una reserva. Básicamente, con una Plataforma de Recepción, se obtiene todo en un solo lugar. Todo funciona de una sola manera y no tienes que aprender cómo funcionan los diferentes canales.

Otra alternativa es construir tu propia Plataforma de Recepción seleccionando un Channel Manager y Property Management System y luego conectándolos. A continuación te explicamos de qué se trata cada parte:

Channel Manager

Un Channel Manager te ayuda a recibir tus reservas y definir tu disponibilidad / tarifas en un sólo lugar. A mi me gusta pensar en los Channel Manager como una Base de Datos central. Con un Channel Manager, puedes conectarte a todos los canales que quieras, y vas a recibir los detalles de las reservas en un solo lugar. Pero ahí termina. Al igual que una Base de Datos, un Channel Manager es "tonto" sin ningún tipo de lógica adicional. Por lo tanto, puedes ver todos los detalles de la reserva en un solo lugar, pero no lo puedes administrar. No puedes mover la reserva a otra habitación, no puedes aceptar un pago, ni tampoco puedes administrar reservas de otros canales, como las directas. En pocas palabras, no puedes administrar tu negocio con sólo un Channel Manager. Necesitas algo más eso: una hoja de Excel, un cuaderno, o un Property Management System.

Puedes encontrar muchos Channel Managers, pero algunos ejemplos que conocemos son: Myallocator y Siteminder. Nosotros también nos integramos con Myallocator, por lo que puedes construir tu propia Plataforma de Recepción conectando BananaDesk a Myallocator si quieres. Esto te permitiría recibir todas tus reservas en Myallocator y BananaDesk, y te permitiría administrar esas reservas directamente en BananaDesk. Siempre que haya cambios en tu disponibilidad, esos cambios se enviarán a Myallocator y luego a los canales. Generalmente recomendamos conectar BananaDesk a los canales directamente (sin un Channel Manager externo), ya que la vida es más fácil cuando todo está dentro de un sólo login, y todo funciona de una misma manera.

Lo cual me lleva a otro tema: Ya que los Channel Managers se conectan a tantos canales diferentes (generalmente cientos de canales), es imposible que todas las integraciones funcionen de la misma manera! Y esto genera confusión a la hora de la gestión... Cada canal tiene su forma de hacer las cosas, junto con sus fortalezas y limitaciones (tecnológicas). ¡Lo que para ti termina siendo una solución fragmentada! Por lo tanto, si tienes 10 canales conectados a un Channel Manager, debes recordar cuáles son compatibles con las Tarifas No Reembolsables, o tal Política de Cancelación personalizada que creaste, y cómo está todo inter-conectado. Muy rápidamente se nos puede escapar de las manos, y convertirse en otro dolor de cabeza. Por eso recomendamos que te conectes solo con los canales más importantes, los que te brindan una gran cantidad de reservas. Y luego gastar el resto de tu energía en reservas directas. Habla con otros hostels en tu zona y descubre cuales funcionan mejor para ellos.

Property Management System

Un Property Management System (o PMS como la mayoría le dicen) es un software para ayudarte en la gestión / administración de tu propiedad. Con un PMS, podrás administrar reservas, agregar los pagos de tus huéspedes, venderles adicionales como cerveza, o un Tour por la ciudad, etc. Pero no recibirás reservas de tus canales, a menos que lo conectes a un Channel Manager, o que lo tengas dentro del PMS (como BananaDesk).

Herramientas de marketing

Gestión de redes sociales

No es ningún secreto hoy que las redes sociales son esenciales para promocionar tu hostel. Hoy en día, muchos hostels y hoteles están usando las redes sociales, pero algunas todavía no lo hacen! En cualquier caso, no quieres que tu trabajo en las redes sociales te absorba toda la semana. Por lo tanto, para ayudarte a administrar las redes sociales, es muy útil utilizar una herramienta de redes sociales, como Hootsuite o Buffer. Herramientas como Hootsuite o Buffer te ayudarán a programar posteos y tweets fácilmente, y desde un solo lugar.

Google Analytics

Conocer lo que pasa en el "detrás de escena" de tu página web es muy importante, y por eso es imprescindible que empieces a prestarle atención a las estadísticas de tu sitio. Esto te va a servir, por ejemplo, para saber desde qué otra página llegan los viajeros a tu hostel. Además, vas a poder conocer cuánto tiempo pasan en la misma, qué página ven más que otra, o cuántos de los visitantes que llegan a tu página, hacen una reserva. Otra idea es prestar atención a la cantidad de visitantes en base a distintas acciones de Marketing que realices. Así, vas a poder saber si tuvo aceptación o no.

Existen otras herrmientas para saber los detalles del tráfico de tu página, pero Google Analytics es la solución obvia para casí todos los casos. Además es gratuita y sencilla de usar!

Google Alerts

Como dueño o manager de hostel, sabes lo importante que son las reviews o comentarios sobre tu hostel. Pueden ser decisivas para un viajero a la hora de decidir si quedarse en tu hostel o no. Por eso, es importante saber qué se dice de tu hostel y en dónde. Ya sean reseñas positivas o negativas, es bueno hacerte cargo y responderlas. Pero bien sabemos, que las páginas de recomendaciones son muchas (¡Cada vez más!) y que no podemos estar todos los días visitándolas a ver si alguien dijo algo que nuestro hostel. Por eso, lo ideal es tener una herramienta que nos avise cuando nuestro hostel aparece mencionado en alguna web. Y para eso está Google Alerts. Con solo completar cierta información sobre qué tipo de alertas quieres recibir, la frecuencia, la dirección de correo en la cual quieres recibir las alertas y algunos otros datos, puedes empezar a usarlo.

Herramientas administrativas

Google Drive

Este último es bastante general, ¡pero muy poderoso! Todavía, no entiendo cómo se vivía sin Google Drive. Es fácil de usar, es fácil de compartir y, lo mejor de todo, es bastante difícil perder tus datos.

Utiliza Google Drive para documentar tus procesos, de modo que el próximo recepcionista sepa dónde buscar para responder sus "preguntas frecuentes".